Поиск площадки для проведения хакатона. Опыт HackDay

От того, какую вы выберете площадку для проведения своего хакатона, будет во многом зависеть успешная логистика мероприятия. При выборе необходимо учесть огромное количество требований, которое обосновано последующим удобством для команд, а также выбирать помещение с учетом имеющегося бюджета. Как выбрать оптимальное сочетание – читайте ниже.

Бюджет на площадку и площадка-партнер

Поговорим сначала о бюджете. Скорее всего, вы будете подбирать себе площадку на бесплатной партнерской или условно – платной основе. В первом случае все понятно – площадка дается вам с бесплатное пользование, а компания, ее предоставившая, получает статус партнера или спонсора. Вам будет необходимо указывать ее статус в пресс-релизах и анонсах.

Условная платность означает, что вы должны покрыть прямые расходы, которые понесет владелец – это расходы на электричество, на оплату сверхурочного труда уборщиц, охранников и другие в зависимости от помещение. И в этом случае вы даете площадке или ее владельцу статус партнера. Разумные расходы на помещение в данном случае – не более 35000 рублей. Иногда можно договориться на процент от привлеченных спонсорских денег.

Если ваш бюджет позволяет арендовать площадку за деньги, вам нужно будет лишь учесть технические требования. Но, честно говоря, за несколько лет я ни разу не видела, чтобы площадка для хакатона арендовалась по полной стоимости, даже если организатор – крупная компания.

Стоимость аренды зависит от города проведения и вашего бюджета, но, по внутренним ощущениям, не нужно платить больше ста тысяч рублей.

Самые удобные варианты

Чтобы облегчить себе работу, в первую очередь попробуйте договориться с бизнес-инкубаторами и коворкингами, если они соответствуют описанным ниже техническим требованиям. Сотрудничество с ними полезно им, вам и городу. Ваши участники – их будущие клиенты, поэтому они легко идут навстречу. Как правило, там работают замотивированные люди, которые помогут вам с организацией, информационной поддержкой и также могут стать спикерами и менторами.

Кроме того, их помещения строятся с учетом сходных технических требований.

Вероятно, они поработают со своей контактной базой, чтобы привлечь серьезных спикеров и менторов со стороны. Они так же, как и вы, заинтересованы в как более заметном и успешном мероприятии. Их интересуют сильные проекты и – не забывайте, — хорошие показатели для отчета, ведь в большинстве это государственные заведения.

Местные ВУЗы – возможный вариант при отсутствии двух вышеописанных. У них большие возможности по помещениям, возможно, вы найдете замотивированного сотрудника на их стороне. Но ВУЗ – это огромное количество согласований с нелояльными ответственными вплоть до разрешения подключать сторонний ноутбук к проектору, списки на вход, запущенная инфраструктура (за редким исключением).

У HackDay негативный опыт проведения мероприятий на территории ВУЗа за исключением Воронежа. Возможно, в вашем городе вам удастся найти прекрасный по всем меркам университет, но я бы рекомендовала в первую очередь пройтись по инкубаторам\коворкингам.

Все остальные варианты относятся к наименее удобным, и вам особенно тщательно нужно проговаривать условия и технические запросы.

Требования к площади:

наличие одного большого зала для открытия и демофеста на ожидаемое количество человек;
наличие пространства для работы ожидаемого количества команд – одно открытое или несколько комнат с возможностью выставить столы и стулья для работы;
пространство для обеда и кофебрейков, минимум для выдачи горячих\холодных блюд. Горячая вода, чай\кофе, печенье должны находиться в постоянном доступе.
1-2 отдельных аудитории для проведения образовательной программы. Один поток можно провести в основном зале, если он не будет мешать работающим командам.

Технические требования и оборудование:

все помещения должны быть оборудованы розетками, достаточными, чтобы выдержать необходимое количество рабочих машин участников;
интернет, доступный в любой точке пространства. Необходимо предварительное тестирование для определения толщины канала. При расчете канала и скорости исходим из того, что 300 человек одновременно грузят страницу средней тяжести. Основная нагрузка на канал будет на открытии и закрытии;
проекторы в зале открытия\закрытия и в аудиториях;
звуковой микшер в основном зале, 3-4 беспроводных микрофона, которые не фонят, если включены одновременно;
1 ноутбук, подключенный к основному экрану;
100 стульев и 30 столов в кладовке;
наличие 2-4 кулеров.

«Другие» требования:

свободный доступ, возможность попасть без предварительных списков;
наличие закрепленных уборщиц и вынос мусора;
круглосуточный доступ или доступ до 23 часов (все остальное — мало);
охрана без симптома вахтера;
желательно центр города.

Отдельно остановлюсь на центральности помещения. Нахождение не в центре и тем более – в месте, куда нужно добираться двумя автобусами, отсечет до 30% потенциальных участников в городах, где аудитория избалована мероприятиями и минимально повлияет на город, где хакатоны в новинку. Это субъективное мнение с учетом опыта.