Главная Команда организации хакатона. Необходимый минимум и распределение ролей. Опыт HackDay

Команда организации хакатона. Необходимый минимум и распределение ролей. Опыт HackDay

Добрый день, дорогие читатели. В сегодняшней статье мы поговорим о команде организаторов хакатона. О том, сколько человек необходимо для организации, какими навыками они должны обладать и как технически выстроить менеджмент, чтобы облегчить себе работу и сделать процесс более прозрачным.

Описанный в статье опыт можно применять для мероприятий любого другого формата размером до 300 человек.

Чтобы понять, сколько людей и с какими компетенциями вам понадобится, разобьем мероприятие на основные блоки работы:

1. Фандрайзинг
2. Площадка
3. Работа со СМИ
4. Работа по привлечению участников
5. Образовательная программа и менторы
6. Питание и логистика
7. Работа на площадке мероприятия: открытие, чекпойнты, демофест.
8. Отчеты
9. Дизайн
10. Поддержка программистов
11. Координация работы

По пунктам 9 и 10 понятно, что ими должны заняться профильные специалисты. Для хакатона лучше иметь свой стиль, хотя бы отрисованный сайт, несколько баннеров и мобильных растяжек. Это займет от недели до двух недель работы. Больше – по возможности. В минимальном сценарии программист настраивает готовое решение, на что у него уходит от нескольких часов до недели работы. В полном сценарии программист пишет сайт строго под нужды вашего хакатона и занимается его поддержкой до окончания мероприятия.

Координировать работу команды должен исключительно главный человек в организации.

При наличии ресурсов, можно взять отдельного человека на разработку образовательной программы, приглашение менторов и их переезды. Этому же человеку можно доверить питание и логистику. При их отсутствии эта работа делится между главным оргом и продвиженцем, о котором ниже.

Открытие, демофест и чекпойнты я рекомендую проводить основному организатору самостоятельно, даже если выступления на публике ему не удаются. По опыту, только человек, полностью вовлеченный в организацию и знающий весь backstage, способен создать наилучший контакт с участниками. Специалисты, которые желательны, но без которых можно обойтись – оператор и фотограф. Также на два дня вам лучше пригласить пару волонтеров на мелкие задачи – разложить яблоки, перетащить бинбеги и пр.

На привлечение СМИ и участников, а также на написание текстов лучше взять отдельного человека, так как это огромный объем работы даже для мероприятия малого размаха. Этот же человек займется отчетами.
И последнее. Фандрайзингом и работой с помещением для проведения хакатона должен заниматься ответственный организатор мероприятия и никто иной.

Итого = 4 шт.

Мы имеем, что основные боевые единицы организации хакатона – главный организатор, он же – инициатор всей движухи, как правило. Человек-продвиженец, человек-дизайнер и программист.  Мы имеем необходимость в двух людях на полную занятость за полтора месяца до хакатона и двоих – на частичную в зависимости от размаха, амбиций и бюджета.

4ШТ.

Любое увеличение команды зависит только от наличия у вас ресурсов. Но в любом случае ответственный организатор должен оставить за собой фандрайзинг, координацию, работу с помещением и проведение основных программных блоков хакатона.

На HackDay сейчас заняты 6 человек: координатор, продвиженец, копирайтер, программист, дизайнер, и еще один специалист с большим опытом организации, которые выполняет разные задачи на разных мероприятиях, чтобы разгрузить команду.

Мотивация

Никакой отдельной мотивации в команде HackDay не предусмотрено. Команда заражается настроением основателей не организовывать фигни, так и работаем.
Мы никогда не нанимали людей с опытом. Всему обучаем с нуля.

Техника взаимоотношений. Инструменты. Методология

Команда HackDay работает по методологии Scrum. Раз в неделю проходит митап, на котором каждая боевая единица рассказывает, что сделано за прошедший период, какие планы на следующий. Ближе к мероприятию скрамы проводятся чаще.

У нас есть мастер-план, с которым нужно периодически сверяться. Он очень объемный, поэтому даю его кусочек для понимания принципа:

На каждое мероприятие заводится проект в системе управления проектами. Мы используем Asana. Задачи бьются на мелкие:

Для документов используются гуглодоки. ВСЕ документы собираются в одной папке. Папка должна быть вменяемо именована. Она будет содержать несколько подкатегорий, как минимум, такие:

Вот и все.
В следующей статье мы поговорим о том, как выстроить отношения с командой, которая становится вашим соорганизатором в другом городе.

Автор - Евгения Овчинникова – сооснователь Студии Михаила Кечинова, организатор HackDay.

Технические подробности организации хакатонов того же автора: http://mkechinov.ru/hackathons_manual.html