Локальная команда мероприятия. Поиск и техника работы. Опыт HackDay

Здравствуйте.

Иногда случается, что ваше мероприятие выплескивается из города и начинает ходить по другим городам и странам. Поскольку сложно предположить, что мои статьи читает огромное количество организаторов хакатонов, то оговорюсь, что принцип подбора и организации работы удаленной команды будет одинакова для мероприятий любого формата, в том числе крупных.

В сегодняшней статье я расскажу о взаимодействии с локальной командой, которая становится соорганизатором мероприятия в незнакомом вам городе.

Выбор города для проведения

Чтобы в том или ином городе состоялось мероприятие из нашей серии, в нем должны присутствовать обязательно:

более-менее сформировавшееся стартап-сообщество;
некоторое количество ВУЗов, выпускающее специалистов в области ИТ;
некоторое количество ИТ-компаний, известных на уровне страны;
вменяемая локальная команда.

И желательно:

технопарк или бизнес-инкубатор;
близость других городов, где развита стартап-экосистема;
успешные (или условно успешные) стартапы.

Обычно мы выбираем соответствующий критериям город и ищем там команду, но иногда команда сама выходит с нами на связь и предлагает сделать мероприятие в ее городе.

Критерии выбора локальной команды

Ребята «с рынка». У всех членов локальной команды или у ее ответственного лица должен быть прикладной опыт работы на ИТ-рынке региона. Только такое условие даст необходимый кругозор и нужное количество контактов, при которых организация мероприятия нужного качества гарантирована.
Ребята с опытом организации мероприятий. Здесь подойдет любой прикладной опыт любого из членов локальной команды.
Команда обладает компетенциями в логистике, поиске спонсоров, информационном продвижении, в привлечении участников.

Для принятия решения мы проводим один скайп-колл, в ходе которого задаем прямые вопросы, перечисленные выше.

Также после начала работы локальной команды смотрим на результаты, и если за две недели результатов нет, то сворачиваем сотрудничество с нею.

Что делает локальная команда

Разделение обязанностей головной и местной команды делается по простому принципу: локальное – локальной, глобальное – глобальной. Команда города проведения занимается информационной поддержкой, поиском спонсоров, привлечением участников – всем этим на уровне своего города и региона, также – соседних регионов. На локальную команду также ложится поиск и приглашение местных экспертов, подбор и согласование работы с площадкой, выбор исполнителя по питанию и полиграфии.

И соответственно, работа с крупными российскими спонсорами и СМИ, а также общая координация мероприятия остается за головной командой.

Цели локальной команды

Нужно выяснить их при первом же созвоне открытым вопросом. Зная цели соорганизаторов, вам будет легче взаимодействовать в дальнейшем. Кроме того, их нужно постоянно держать в голове и всегда учитывать.

В зависимости от команды это может быть набор проектов, если ваш соорганизатор – бизнес-инкубатор, или пиар, если соорганизатор – местный стартап. Весьма распространенные цели – HR и имиджевые задачи. Ваши партнеры так же, как и вы, посредством мероприятия решают какие-то свои задачи, и для того, чтобы сотрудничество было плодотворным и повторяемым, нужно уважать их потребности.

Денежные взаимоотношения

Также проговариваются на первом созвоне. Поскольку HackDay, мягко скажем, не слишком много зарабатывает, затраты на обе команды выглядят как зарплата.

То, что остается сверху, делится пропорционально привлеченным спонсорским деньгам.

Главная задача этого пункта – договориться заранее о дележе несуществующей шкуры.

Техника работы

Ниже перечислены обязательные пункты, выполнение которых приведет ваше мероприятие к успеху.

Определяем главное ответственное лицо на стороне локальной команды.
Распределяем роли команд в целом и членов локальной команды в частности. Прописываем зоны ответственности каждого человека.
Составляем подробный мастер-план по всем активностям с дедлайнами.
Делаем соответствующие задачи в системе управления проектом. Задачи должны биться мелко. В качестве примера привожу скриншот будущего мероприятия в Новосибирске. Мы используем Asana.
Все документы собираются в одной папке в гуглодокументах (дропбокс по желанию). Папка должна быть вменяемо именована. Она будет содержать несколько подкатегорий, как минимум, такие:
Раз в неделю в заранее оговоренный день и время созваниваемся и проверяем статус задач по мастер-плану. Ближе к мероприятию созвоны делаются каждый день или через день.

На этой теме все. В следующий раз поговорим о корпоративных хакатонах. О том, кому и зачем они нужны и нашем опыте проведения хакатонов в корпорациях.

Автор - Евгения Овчинникова – сооснователь Студии Михаила Кечинова, организатор HackDay.

Технические подробности организации хакатонов того же автора: http://mkechinov.ru/hackathons_manual.html