Главная Работа с информационными партнерами хакатона. Опыт HackDay

Работа с информационными партнерами хакатона. Опыт HackDay

Здравствуйте, дорогие читатели блога. В предыдущей статье мы рассказывали о пятилетнем опыте проведения хакатонов, об основных моментах и ошибках. Теперь мы начинаем разбирать хакатон по косточкам.
Сегодня я расскажу, как найти информационных партнеров для хакатона и как с ними работать. Информационные партнеры понадобятся нам для привлечения участников и спонсоров.

Привлекаем участников

При привлечении участников следует учесть несколько отдельных аудиторий, которые не всегда пересекаются. Во время PR-кампании мы затрагиваем несколько специальностей: программистов (которые в свою очередь делятся по технологиям), дизайнеров, предпринимателей, менеджеров проектов, проектировщиков интерфейсов, маркетологов. 

Потенциальных участников можно найти на специализированных форумах, соответствующих сообществах VK и FB, внутри бизнес-инкубаторов и в их рассылках, в общественных организациях. Также нужно подружиться со специализированными мероприятиями, их рассылки – еще один канал для привлечения участников.

Следует разделять локальные сообщества\мероприятия и российские. Для привлечения участников лучше использовать городские и региональные сообщества, сообщества соседних регионов. 

Для рассылок и анонсов нужно написать краткие тексты с ключевыми моментами: что за мероприятие, кого приглашаете, для чего нужно участвовать, кто спикеры. Наши анонсы, к примеру, 350 знаков. Пока мастерство не отточено, можете позволить себе больше. 

Отдельной строкой напишу о людях, формирующих общественное мнение. Обычно у них есть некоторая аудитория в виде подписчиков VK и FB, которая со вниманием отнесется к упоминанию вашего мероприятия у уважаемого человека. Этим людям нужно писать индивидуальные вдумчивые письма, не слишком большие, но отличные от стандартных рассылок с просьбой поддержать мероприятие.

Помимо просьбы проанонсировать вас по каналам сообщества и в личном аккаунте, обязательно стоит спросить, есть ли люди, к которым стоит обратиться для дальнейшего продвижения события. Так, по цепочке, можно выйти на наиболее интересных местных стартаперов, а также на руководителей компаний, которым интересны подобные мероприятия. Если найдены контакты недавно запущенных или готовящихся к запуску проектов, им обязательно нужно позвонить и пригласить лично. Очень важно качество аудитории, поэтому к ценным участникам стоит подходить индивидуально.

ВУЗы – еще одно отличное место обитания потенциальных участников. В теории, у них есть возможность информировать о мероприятии студентов, и в теории они заинтересованы в выращивании в своих стенах бизнес-проектов. Думаю, что так и есть, но за пять лет мы не смогли наладить какое-то осмысленное сотрудничество и оставили попытки. Если это получится у вас, потом расскажете :) В любом случае, после согласования вам наверняка разрешат развесить плакаты. Еще можно сделать личные приглашения преподавателям.

Для всех информационных партнеров нужно сделать внятное предложение: чего вы от них хотите (сколько рассылок, сколько анонсов и т.д.) и что готовы предоставить взамен (лого на сайте, возможность поставить банер на площадке). 

Задача организаторов – собрать как можно более разнородную по специальностям аудиторию, чтобы все команды были укомплектованы нужными специалистами. На HackDay, несмотря на все наши усилия, всегда недостает дизайнеров.

Информационные каналы и спонсоры

Как правило, в стандартном пакете для спонсоров предусмотрено упоминание в пресс-релизах. Стандартный пресс-релиз пишется в такой последовательности: что за событие – кто участники – каков предполагаемый результат – кто спикеры – какое значение для города\региона\страны\общества\предпринимательства – дата, место, время. Где-то в массе информации находится упоминание спонсоров.

Здесь мы пытаемся задействовать все СМИ, до которых можем дотянуться. Так как хакатон – мероприятие скорее маленького размера, то и выходить на СМИ государственного масштаба, скорее всего, не имеет смысла. А имеет смысл выходить на: 

• информационные агентства;
• локальные новостные сайты;
• сайты государственных органов и общественных организаций.

Вам нужна публикация о вашем мероприятии с упоминанием спонсора, вашим информационным партнерам – новостной повод.
Каждому информационному партнеру надо подготовить предложение с учетом его специфики, тематики новостей. Для одного мероприятия достаточно 1-3 заметных региональных СМИ. Больше хакатону не нужно. В дополнение такие каналы дают хороший плюс к имиджу мероприятия, особенно если оно не разовое.

Эту инструкцию можно применять для хакатонов любого размера, любой тематики и аудитории – суть останется одна и та же.

В следующей статье я расскажу о мотивации аудитории и стандартных приемах, которые применяются на HackDay в период привлечения участников.